Il project manager è un ruolo ancora non molto diffuso nel settore della comunicazione. Eppure la sua presenza riesce a generare grande impatto. Da quest’anno anche noi abbiamo scelto di averne uno: vi raccontiamo come migliora l’efficacia del lavoro di un’agenzia di comunicazione come la nostra.
Come rendere i progetti di comunicazione più efficaci? Ci siamo fatti questa domanda al termine del 2021, un anno ricco di soddisfazioni e di crescita, ma anche di tanti cambiamenti. La scelta è stata quella di introdurre in agenzia una nuova figura che governi meglio le varie fasi del processo, sistematizzi alcuni step e ottimizzi il lavoro del team: vi presentiamo il project manager della comunicazione.
Chi è il project manager?
Il project manager si occupa soprattutto di due aree in un’agenzia di comunicazione: aspetti tecnici e aspetti relazionali. Nel primo caso interviene durante l’avvio, la pianificazione, l’esecuzione e il controllo di un progetto. La sua visione strategica è un contributo importante in fase di avvio del progetto, così come la sua capacità di gestire team, di analizzare processi, di misurare i risultati e di raccontarli. Dall’altra parte il project manager garantisce anche una migliore comunicazione con il cliente: nei progetti più complessi, infatti, spesso le figure da coordinare sono tante, ma il cliente ha bisogno di avere un unico punto di riferimento con cui confrontarsi nell’avanzamento del progetto.
I verbi-chiave di questa figura sono anzitutto tre: un buon project manager coordina, ottimizza, fluidifica.
Avete presente quei “colli di bottiglia” in cui spesso ci si impantana durante l’avvio o lo svolgimento di un piano di comunicazione? Una risposta che non arriva, una revisione su cui non abbiamo il via libera, un dubbio di priorità che blocca lo sviluppo. Il project manager, grazie a una organizzazione agile e alla gestione dei vari micro team e dei differenti step del progetto, sa rendere più fluidi i meccanismi dell’ingranaggio perché il percorso riprenda a scorrere, con un’occhio al tempo, uno al budget e uno ai risultati.
Cosa fa un project manager in un’agenzia di comunicazione?
Tempo, budget e risultati sono i tre punti di riferimento del lavoro del project manager in un’agenzia di comunicazione.
Ogni progetto, infatti, può dirsi tale se ha una programmazione che tiene conto di step schedulati nel tempo, del budget e delle risorse umane dedicate a ogni fase; altra attività importante per il project manager è monitorare l’avvicinamento agli obiettivi attraverso dei KPI (unità di misura) concordate in fase iniziale insieme al cliente. A queste tre parole noi ne aggiungiamo un’altra, in piena visione Human to Human: relazione.
Tante volte, infatti, si rischia che la relazione tra agenzia e cliente naufraghi tra un messaggio WhatsApp e una mail perché si dà rilevanza al contenuto e all’operatività e si fa fatica a “leggere” tra le righe: un momento di disaccordo digerito con superficialità, un punto non risolto, una potenzialità non espressa al massimo possono determinare il tracollo di un progetto prometente. Il project manager saprà dare attenzione a tutto il processo, mantenendo un focus anche con la relazione con il cliente.
Alcune statistiche dimostrano che agenzie di comunicazione dotate di project manager presentano una fidelizzazione del 29% in più rispetto ad agenzie che operano attraverso singole figure operative. I rapporti azienda-agenzia di comunicazione, quando è presente una figura come il project manager, durano circa 3 anni e mezzo, a fronte dei 2,3 per le agenzie che non sono dotate di questa figura. Ciò si spiega con una migliore qualità dei lavori e un’organizzazione più efficace per tutti che l’agenzia riesce a garantire grazie anche a questa figura.
Lavorare in maniera efficace ed empatica con ogni partner è per noi al centro dell’impegno quotidiano. Se ti va di saperne di più, sfoglia le nostre case histories nella sezione Con chi lavoriamo.
Ecco alcuni compiti che il PM svolge:
- avvio del confronto in fase di assessment;
- supervisione e coordinamento del piano di comunicazione e del team, organizzazione delle deadline e dei momenti di confronto interni e con il cliente;
- definizione e monitoraggio degli obiettivi e delle kpi per ognuno di questi;
- gestione del calendario e delle deadline;
- gestione dei budget di progetto;
- analisi e risoluzione di eventuali problemi o rallentamenti;
- comunicazione continua con il team di progetto;
- comunicazione con il cliente;
Per svolgere al meglio queste mansioni il project manager dovrà essere capace di gestire la leadership e la comunicazione; altre competenze che non possono mancare nella sua cassetta degli attrezzi sono il time management (gestione del tempo) per una corretta pianificazione, la gestione dei rischi, il pensiero critico e strategico e un pizzico di sano umorismo. Quando il team rischia di “scoppiare” di fronte a una difficoltà o alla gestione di un’emergenza (conoscete agenzie di comunicazione che non ne hanno almeno un paio al giorno?), il ruolo del project manager è fondamentale per portare a casa risultato e lucidità mentale.
Adesso che ne sai un po’ di più su questa figura, vieni a conoscere il nostro team e ascolta la playlist su Spotify dedicata ai project manager!
Qualche curiosità in più sul project manager
Sai qual è la differenza tra project manager e program manager? Puoi scoprirlo in questo articolo.
Quali sono i tool che utilizza più spesso un project manager? Ecco qualche suggerimento.
Tre libri da leggere per chi è appassionato di project management.