Se c’è una cosa che questa pandemia ci ha insegnato è che possiamo reinventare per il mondo on line tutto (o quasi) ciò che abbiamo sempre fatto dal vivo.
Se è vero che il profumo del mosto in fermentazione nella cantina non può essere impacchettato e spedito a domicilio, possiamo comunque partecipare ad una degustazione guidata, da casa nostra, assaporando tannini e aromi, con una bella camicia stirata e le ciabatte ai piedi (perché la vita “smart” ha anche dei comodi vantaggi!).
Cosa fa l’ufficio stampa di un evento on line
La promozione degli eventi on line rimane una fase importante e delicata che va pianificata, studiata ed applicata secondo un preciso piano strategico che tenga conto di imprevisti e mutamenti dell’ultimo minuto.
Partiamo dall’inizio: cosa fa l’ufficio stampa di un evento online prima, durante e dopo l’evento
L’ufficio stampa è la regia che gestisce le informazioni in entrata ed in uscita.
Produce comunicati stampa e pubblicazioni, raccoglie feedback e diffonde le informazioni relative all’evento. Si occupa inoltre di gestire e valorizzare le relazioni pubbliche degli stakeholder che possono essere interessati all’evento (a proposito di stakeholder, avete già costruito la mappa della vostra azienda? Si tratta di uno strumento importantissimo, ne parliamo sul nostro canale YouTube)
PRIMA Individua la notizia alla base e tiene alta l’attenzione su di essa. Il quando ed il come sono sicuramente necessari, ma cosa ha di particolare questo evento? Cosa lo rende speciale? A chi si rivolge? A chi inviare la comunicazione? A quali testate e giornalisti? Sembra scontato ma a ben rifletterci, non avrebbe senso contattare un giornale prettamente sportivo per notificargli un evento food.
Non bisogna pensare che per un evento on line non sia fattibile una conferenza stampa! Il premier ce lo ha mostrato varie volte durante il lockdown: Google Meet, Skype e tutti gli altri programmi di videoconferenza rendono possibili (seppur a volte faticose) anche le conferenze completamente on line.
DOPO. E sì: c’è anche un “dopo l’evento”, durante il quale l’ufficio stampa si occuperà della produzione di contenuti di ringraziamento, magari un comunicato stampa consuntivo che racconti i momenti salienti e raccolga le impressioni a caldo. E si occuperà anche della rassegna stampa raccogliendo tutti gli articoli che ne hanno parlato. Prezioso materiale per tirare le somme e da spendere per un’edizione successiva, perché no!
Come vi sarete accorti, dunque, fare l’ufficio stampa non ha nulla a che fare con la scrittura di un messaggio da inviare a un po’ di indirizzi mail: è un’azione di strategia e di competenza, che ha molto a che fare con la parte invisibile, ma fondamentale, della comunicazione (ne volete sapere di più? Date un’occhiata al nostro video su YouTube che parla di questo)
Quali canali utilizza l’ufficio stampa per promuovere un evento on line
“Il simile promuove il simile”, potremmo dire.
Per promuovere un evento on line, i canali privilegiati sono sicuramente quelli digitali. Questo per diversi motivi che in parte prescindono dalla situazione di mobilità più o meno ridotta di questo periodo. È più probabile, infatti, che un evento on line interessi ai frequentatori della rete, piuttosto che a chi presidia altri canali. Sarebbe un po’ come promuovere allo spettatore medio di Sanremo, l’ultimo concerto degli AC-DC. È vero che chi guarda il Festival della Canzone Italiana, può amare anche l’hard Rock ma, sicuramente, sarà una minoranza e il budget potrebbe andare sprecato. Pertanto, sarà comunque importante coinvolgere i giornalisti ma non bisogna trascurare i protagonisti del web nè i canali della comunicazione on line.
- Largo, allora alle Facebook Ads per promuove post dedicati e o la pagina dell’evento, Se il budget lo permette, anche le Google Ads, possono essere una fonte di pubblico altamente qualificato.
- Contattare Blog locali e social influencers in linea con il tema dell’evento servirà, invece ad avere un racconto più ampio che non è pensabile attraverso i brevi testi di un annuncio.
- Eventbrite anche per gli eventi on line? Assolutamente si! Questo vi permetterà di gestire “gli ingressi” in maniera comoda attraverso la prenotazione di biglietti.
- Ultimo ma non in ordine di importanza (anzi!) il proprio database di contatti: tutti quei giornalisti e testate giornalistiche più idonei alla diffusione della notizia
Appare chiaro che l’ufficio stampa di un evento on line non sia più facile di quella di un evento sul territorio. Entrambe richiedono metodo e conoscenze per assicurare una comunicazione efficace, mirata e senza sprechi di budget, soprattutto quando si tratti di eventi piccoli da gestire con pochi mezzi.
Se la vostra azienda ha in progetto un evento on line, magari per il lancio di un nuovo prodotto o di un nuovo progetto, pensare strategicamente l’ufficio stampa è fondamentale (leggi, ad esempio, che vuol dire fare ufficio stampa per un evento food)