Tra le esperienze più divertenti e faticose allo stesso tempo per chi lavora con i social network, c’è il social media coverage live, ovvero la copertura in diretta di un evento: che si tratti di un convegno, di un’appuntamento culturale o di uno enogastronomico, seguire la diretta su più canali social richiede una grande preparazione specifica su ciascun canale e soprattutto una buona organizzazione della squadra.
Troppo spesso, infatti, il live di un evento è ridotto a “facciamo un post”, oppure “mettiamo qualche Instagram Stories” o, ancora, “faremo una breve diretta su Fb”. Ogni evento, in realtà, soprattutto quelli che presentano più ospiti e quindi più punti di vista, presuppone un vero e proprio piano di comunicazione. Se l’evento è particolarmente corposo, inoltre, una persona potrebbe non bastare poiché la quantità di contenuti da gestire e i canali coinvolti sono tanti e diversi; inoltre occorrono competenze diverse per poter gestire i contenuti e i linguaggi con la specificità che i diversi social network richiedono: no allo sbrigativo “faccio un post su Fb, lo copio su Instagram e metto il link su Twitter”. Più canali vuol dire diversità di pubblici, anzitutto, e diversità di aspettative: qui non funziona l'”uno per tutti, tutti per uno”, ma piuttosto ci pare il caso di insistere su “a ciascuno il suo”.
Abbiamo nel tempo seguito negli ultimi anni molte coperture live di eventi complessi, anche della durata di più giorni, come Taormina Gourmet, ad esempio. L’ultima esperienza svoltasi di recente, il TEDx Ortygia di sabato 5 maggio a Siracusa, ci ha visto schierate in 4 per un racconto trasversale dell’appuntamento internazionale che per la prima volta toccava Siracusa. Volete sapere come è andata?
- Niente è lasciato al caso: una settimana prima il team ha fatto un apposito briefing sul tema, condividendo il programma della giornata, assegnando i ruoli (e i canali) a persone diverse e componendo una strategia globale sulle modalità di comunicazione, i messaggi chiave e le immagini da usare;
- Ogni componente del social team ha studiato i profili dei relatori e ha ricercato i loro account sul social di riferimento, sia quelli personali che aziendali che li connotano, così da annotarseli in vista della diretta; la brand reputation è una cosa seria e non va affrontata senza adeguata programmazione.
- Un’ora prima dell’inizio della manifestazione eravamo già nel bellissimo Teatro di Siracusa, sede dell’evento. Scelte le postazioni strategiche perché eventuali fotografie potessero rispecchiare una visione ampia del palco, abbiamo fatto un briefing con i fotografi, delineando la strategia comune per poter attingere alle loro foto in maniera veloce durante l’evento stesso;
- Quali social? Facebok, Twitter e Instagram. Per Facebook abbiamo scelto di sintetizzare con un post e più foto ogni speech, arricchendo la comunicazione con le Facebook Stories da dove avveniva il lancio di spunti fotografici e testuali più brevi. Su Twitter abbiamo puntato a coinvolgere il pubblico di settore e ingaggiare chi era online in quel momento: per ogni relatore abbiamo fatto dai 4 ai 6 lanci di spunti interessanti dai loro discorsi, sottolineando la natura “inspiring” dell’evento. Su Instagram, infine, abbiamo svolto il racconto fotografico, sia con un post per ogni relatore, che sintetizzasse in maniera più “smart” il contenuto, sia attraverso le Instagramm Stories, che consentivano agli utenti di sfogliare in maniera rapida i diversi momenti dell’evento. Un’attenzione particolare è stata dedicata, ovviamente, al prima e al post evento, con qualche piccolo anteprima e i ringraziamenti degli organizzatori.
- Non abbiamo ancora finito! Per ogni social media coverage complesso e omnichannel che si rispetti, fondamentale il ruolo di una persona dedicata alla “regia”, che in tempo reale rivedeva tutti i post per armonizzarli ed evitare doppioni, recuperava le foto (grazie Skyline!) e le sceglieva per i singoli social, retwittava, condivideva e rilanciava i contenuti più graditi agli utenti.Risultati? Follower con un aumento medio di un terzo per social, fino a toccare una punta di incremento di oltre 100 fan su Facebook durante il pomeriggio. Account social posizionati nella prima pagina della ricerca Google. Ingaggio degli sponsor e dei relatori, condivisione dei contenuti del pubblico presente in sala. Commenti anche da parte di chi non partecipava, ma così ha potuto seguire l’evento. Se a questo aggiungiamo un lancio stampa prima dell’evento e uno dopo, a consuntivo, possiamo dire che il media coverage stampa e live fanno volentieri a meno dell'”uno per tutti”. Meglio un sano “a ciascuno il suo”, dove la programmazione le competenze specifiche e la sincronia fanno la differenza. Al prossimo evento!(E grazie a Giorgia, Carlotta e Alessandra, efficacissime social media content manager!)