Breve guida su come comunicare un evento: che azioni intraprendere? Come essere efficaci online e offline? Scopritelo in questo articolo.
Ciò che è accaduto in questi due anni ha completamente stravolto gli eventi e la loro organizzazione. Dagli eventi in presenza siamo stati catapultati su Zoom, Teams, Meet o qualsiasi altra piattaforma di videoconferenza. Ma come comunicare un evento adesso che stiamo tornando lentamente ad una normalità e come sarà?
Lo spostamento totale sul digitale ha permesso di eliminare le distanze permettendo a tutti, comodamente dalla propria casa, di seguire eventi in qualsiasi parte del mondo. La comunicazione online è ormai un aspetto da cui non si può prescindere e per comunicare un evento c’è bisogno anche del brand journalism.
Con il lento ritorno ad una “vita in presenza”, ci stiamo rendendo conto che il nostro modo di organizzare, vivere e comunicare gli eventi è cambiato. Non sarà completamente come era prima della pandemia e non sarà neanche come l’abbiamo vissuto durante la pandemia.
Quindi non provate a riesumare le vecchie to-do-list perché rischiereste di ritrovarvi con un evento già fallito prima di farlo.
Come comunicare un evento: è tempo di diventare “Phygital”
Oggi gli eventi, per essere efficaci devono essere “Phygital”: non è una brutta parola tranquilli, è la soluzione che rivoluziona gli eventi. Se vuoi saperne di più su questo concetto ti consigliamo il libro di Nicolò Andreula, ricco di case histories su questo tema.
È un nuovo format di eventi che integra in modo complementare l’offline e l’online attraverso piattaforme digitali completamente personalizzabili.
In Reputation Lab ci abbiamo pensato a lungo in queste settimane, confrontando ciò che c’è sempre stato con ciò che avrebbe avuto ancora un senso. E poi abbiamo aggiunto ciò che non poteva assolutamente mancare. Per un evento phygital anche la comunicazione lo deve essere.
Pronto a spulciare questa lista insieme a noi?
Eri già proiettato a fare il tuo bel piano di comunicazione vero? Aspetta, non correre, prima di iniziare a comunicare un evento dobbiamo definire il format: conferenza, seminario, workshop, party, evento aziendale? A seconda del target che vogliamo ingaggiare e degli obiettivi da perseguire, cambia l’organizzazione e ovviamente la comunicazione. Dopo aver scelto il format è tempo di definire la location e il catering, non vorrai mica lasciare i tuoi ospiti morti di fame? Ricordati, anche un semplice aperitivo è sempre molto gradito.
Bene, il format ce l’abbiamo, la location pure, l’aperitivo ci sarà e adesso? Adesso lo comunichiamo!
Non affidarti a tuo cugino
Comunicare un evento è un progetto tutt’altro che semplice; soprattutto se è grande e coinvolge molti stakeholder è meglio affidarsi a chi si occupa di comunicazione e non si improvvisa social media manager o ufficio stampa. Se avevi pensato a: “me lo fa mio cugino che se la cava”, hai gettato le basi per un evento fallimentare, quindi scordatelo. Meglio un’agenzia di comunicazione o un freelance (solo se l’evento è molto ristretto e semplice da gestire, difficilmente una persona può curare i diversi aspetti del prima, durante e dopo, perchè servono professionalità diverse) che si occupa quotidianamente di comunicazione online e offline. Penseranno a tutto loro, prima durante e dopo l’evento.
Come comunicare un evento: la comunicazione di un evento online
L’online non è più una scelta, è una commodity. E si progetta. Non esiste evento che oggi non debba fare i conti con la narrazione online e per narrazione non intendiamo “schiaffiamo un paio di post con qualche grafica di recupero” e amen. L’online è oggi territorio da progettare tanto quanto l’offline. Un esempio su tutti: il feed Instagram.
Non puoi permetterti un risultato disordinato; va quindi progettato partendo dai contenuti visuali, se vuoi che la comunicazione del tuo evento abbia impatto.
Ovviamente l’evento andrà in diretta anche sui tuoi canali social, quindi sarà necessario ingaggiare anche un videomaker.
Ma dove vai se la community non ce l’hai?
Comunicare un evento senza un pubblico vuol dire organizzare un evento che è già fallito prima di farlo. Quindi costruisci attorno all’evento una community. Anzi, parti da quella che hai già. Ogni evento mette al centro dell’incontro un tema, un obiettivo o uno scenario. Da qui si parte per trovare il pubblico interessato e i partecipanti: dagli interessi comuni. Parti sempre dalla comunicazione interna: fai una lista delle energie che gravitano già attorno al progetto, i clienti recenti e quelli storici, i fornitori, il team e i collaboratori. Non ci pensiamo spesso, ma non sono già loro la nostra community?
Da dove cominciare? Ecco un articolo che ti guida su come costruire una solida community su LinkedIn.
Attenzione però a non confondere community con fanbase. Scopri in questo video perché sono due cose diverse.
Come comunicare un evento: la mappa degli stakeholder
Mappa gli stakeholder (e prepara i tag). Gli stakeholder, do you remember? Una comunicazione Human to Human parte dalla consapevolezza che ognuno di noi ha tanti pubblici e che non possiamo limitarci a considerare tali solo quelli che hanno effetto sul nostro fatturato. Quindi apri un bel foglio condiviso su Drive (o su qualunque altro servizio collaborativo in Cloud) e riuniscici il team attorno. Parti dalle macrocategorie e prosegui a compilarle con l’aiuto di tutti. Vedrai il file popolarsi e l’azione di invito e coinvolgimento sarà più semplice e ordinata. A proposito, non limitarti a segnare nome e cognome: riserva una colonna ai tag social, ti saranno utilissimi nella produzione live di contenuti. E affianca una colonna “note”: magari puoi annotarci il canale di contatto ed una eventuale risposta. Per queste attività, fatti supportare anche dai professionisti della comunicazione, un occhio esperto è sempre utile.
Su questo punto può esserti utile anche il video: Come Comunicare un Evento di Successo? Iniziamo con la Mappatura degli stakeholder, della nostra founder, Santina Giannone.
Un evento senza valore sarà un insuccesso
Creare valore condiviso attorno ai temi dell’evento. Comunicare un evento vuol dire infatti comunicare anche il valore che l’evento darà ai partecipanti. Poniti sempre la domanda: perché dovrei partecipare? Cerca di rispondere sempre a questa domanda nel pianificare le attività dell’evento e la sua comunicazione, non solo perché è bello o perché abbiamo nostalgia degli eventi fisici. Dicci qualcosa di più: qual è il significato di questo evento. Cosa posso “portarmi a casa”? Un contatto, una relazione, un’idea? Ricorda che il valore è spesso una questione di percezione: ciò che è significativo per te, non lo è necessariamente per i tuoi stakeholder. Dove sta quell’area che condividete e che diventerà uno dei temi centrali della comunicazione dell’evento?
Come comunicare un evento: pensa come un giornalista
Hai mai sentito parlare di Brand Journalism? Fatti ispirare dal giornalismo. Si può comunicare per promuovere. Per approfondire. Per informare. E se provassimo a fare un po’ di tutto questo nella comunicazione di un evento? Pensa come un giornalista: che informazioni in più posso dare? Posso raccontare la storia di qualche ospite particolarmente interessante? Oppure anticipare dei dati di scenario utili per fare un’analisi comune? E poi, durante l’evento: posso produrre delle brevi interviste agli ospiti più rilevanti da usare sui social anche dopo? Anche qui l’agenzia può esserti di estremo aiuto nell’ideare e realizzare i contenuti.
Evento concluso abbiamo finito (bugia)
L’evento si è concluso, tu e i tuoi ospiti siete (speriamo) molto soddisfatti e adesso dirai: “abbiamo finito”. Ricordati: la comunicazione non finisce mai e l’evento non finisce con l’evento, ma continua a far parlare di sé anche dopo. Pianificare i contenuti da produrre durante l’evento significa anche fare il palinsesto per i giorni o le settimane successive, che avranno il compito di consolidare il successo (speriamo) dell’evento, di far rivivere momenti interessanti a chi ha partecipato e di far mangiare la mani a chi non c’era. Il successo della seconda edizione inizia dalla comunicazione che segue la prima, non trovi?
Adesso hai un’utilissima guida per programmare e comunicare il tuo evento, ma ricordati che è sempre meglio farsi supportare da dei professionisti. Noi in questi anni abbiamo curato la comunicazione di diversi eventi, curioso di scoprire quali? Diverse edizioni di Make in South organizzate da Isola Catania, Viaggi di Gusto a Modica e Jazz’Inn a Pietrelcina; siamo pronte ad accompagnarti nella tua nuova avventura online e offline in pieno stile Human to Human, per una comunicazione che ruota attorno alle relazioni tra persone.
Siamo una Digital Human Agency e progettiamo la comunicazione di ogni evento perchè sia efficace, parli ai pubblici giusti e crei relazione e valore. Abbiamo sede a Siracusa, ma ci occupiamo di seguire la comunicazione di eventi in tutta Italia. Scrivici all’indirizzo lab@reputationlab.it: ti aspettiamo per rivoluzionare la tua comunicazione.