La comunicazione degli eventi può rappresentare un momento di grande visibilità. Attraverso gli eventi è possibile consolidare la reputazione di Enti e aziende e raggiungere un pubblico consistente. Ecco come fare.
La nostra agenzia di comunicazione è reduce dalla sedicesima edizione dell’ Inverdurata di Pachino: una manifestazione che quest’anno ha riscosso un grande successo.
Se volete scoprire come la macchina della comunicazione dell’evento ha lavorato dietro le quinte, vi sveliamo qualche retroscena!
Partiamo dal metodo, che per la nostra agenzia di comunicazione è molto importante e rappresenta la base di qualunque azione di comunicazione che miri a rafforzare la reputazione:
– NO ALL’IMPROVVISAZIONE: la comunicazione eventi va progettata e guidata. Il primo momento è sempre fatto di azioni molto faticose anche se “invisibili”: occorre entrare dentro lo spirito dell’evento, conoscere i partecipanti, condividere quali sono gli obiettivi e le attività previste (anche se spesso rimangono work in progress fino a pochi giorni prima dell’evento). Dopo aver fatto una sintesi, via alla programmazione: attraverso una timeline condivisa abbiamo stabilito quali azioni fare partire, quando e con che tono di voce.
-IMMAGINE, ASSOLUTAMENTE COORDINATA: il primo impatto che abbiamo con un evento è quello visivo.
Per questo la prima azione da sviluppare è l’immagine coordinata, forte e riconoscibile. Locandine, manifesti, cataloghi e grafiche per i social quest’anno portano la firma di Nautilus Adv che con il rosso ha sottolineato la passione con cui questa edizione è stata preparata.
– SOCIAL MEDIA: DALL’INFORMAZIONE ALL’INTRATTENIMENTO: social media non servono per passare foto e informazioni base ad un pubblico generalista. Sono strumenti fondamentali per costruire l’identità della manifestazione, affiancando ai contenuti generici anche contenuti specifici.
In questo caso abbiamo dedicato molto tempo allo sviluppo di contenuti che raccontassero tutti i singoli eventi e i partner della manifestazione perchè ognuno avesse impatto su un pubblico specifico.
– CONTEST PER STIMOLARE IL SENSO DI COMUNITÀ: gli eventi sono un ottimo momento per ravvivare e stimolare il senso di comunità. Il contest fotografico che abbiamo lanciato, e che mirava a far partecipare vicini e lontani alla manifestazione attraverso l’hashtag #IlovePachino, ha raccolto un centinaio di scatti arrivati da ogni dove. Un momento di condivisione forte e autentico, che ha dato grade slancio alla comunicazione sul web.
– ADV, SEMPRE MIRATA: stesso criterio è stato seguito sulla sponsorizzazione degli eventi: no pochi post con grande budget, ma molti post con piccoli budget. Ognuno ha avuto un pubblico diverso, scelto con una targettizzazione mirata per interessi, demografia e geolocalizzazione. (Non ci direte che fate le sponsorizzate su Fb solo attraverso interessi generici, vero?)
– UFFICIO STAMPA, NON SI PUÒ FARE SENZA: i social media non coprono l’intero universo della comunicazione. Abbiamo sviluppato delle azioni di ufficio stampa per coinvolgere la stampa online e cartacea e informare una parte del pubblico che non utilizza i social network (e ce n’è una buona percentuale!).
– LA COMUNICAZIONE È SOPRATTUTTO LIVE: una parte della comunicazione eventi fondamentale è quella live. Il nostro team si è trasferito per tre giorni a Pachino, dove abbiamo affiancato tutti i momenti dell’ Inverdurata 2019 attraverso video, foto, post, dirette, interviste. Inoltre abbiamo anche accompganto i giornalisti che partecipavano al press tour, organizzato da noi, nelle aziende del territorio per fare meglio apprezzare aspetti meno legati all’evento ma attraverso cui l’economia della città può raccontarsi.
– FLESSIBILITÀ PRIMA DI TUTTO: accade spesso durate le manifestazioni che qualche imprevisto mandi all’aria i piani! È accaduto anche questa volta: una grandinata nella mattinata di domenica ha distrutto una parte dei bozzetti. Vietato mollare e abbattersi! Abbiamo immediatamente, in coordinamento con gli organizzatori, riformulato i piani e rilanciato la sfida: torniamo tutti insieme in piazza a ricomporre i bozzetti vegetali! Le condizioni climatiche avverse sono state un’opportunità per dare ancora maggiore slancio al messaggio di forza e di comunità che la manifestazione voleva lanciare: raccontare in diretta il momento di difficoltà e coinvolgere anche chi non era presente ha scatenato un tam tam molto vivace sulla rete: in qualche ora le condivisioni, interazioni e i messaggi di solidarietà sono lievitati, dando alla manifestazione una visibilità ancora maggiore.
La comunicazione degli eventi richiede dunque grande organizzazione, ma anche grande flessibilità. Attraverso un buon piano si possono raggiungere dei risultati di reputazione aziendale (cittadina, in questo caso), importanti.
Un evento non è mai una notizia da solo, se coinvolge l’ecosistema (aziendale o cittadino, come in questo caso) sì. Questo può fare la differenza.
Al prossimo evento!