Avete mai avuto la sensazione che il tempo non basti mai e che la lista delle cose da fare, a sera, fosse più lunga di quella del mattino? Non possiamo aumentare il tempo a disposizione, ma possiamo migliorarne la gestione! Ecco perchè abbiamo deciso di dedicarci una mattina di formazione in time management.
Per chi lavora nella comunicazione aziendale la formazione permanente è una necessità. Tante volte, tuttavia, per approfondire gli aspetti tecnici (ottimizzare gli strumenti, il rilascio di una nuova applicazione, la sperimentazione di un nuovo tool, l’adeguamento alle novità di Facebook o di Google), si rischia di sottovalutare l’impatto che possono avere le soft skills, ovvero le competenze trasversali, nel migliorare il lavoro di un team di comunicazione. Crediamo che la visione e la capacità di produttività di un gruppo dipenda molto anche da queste competenze trasversali: team building, leadership, flessibilità e…time management!
Insieme ad Alessandro Costantino, esperto di gestione del tempo, il nostro team ha approfondito gli aspetti critici per migliorare la gestione del tempo individuale e di gruppo. È stata una mattina intensa che ci ha lasciato in regalo tanta consapevolezza in più e soprattutto una maggiore determinazione a impegnarci perchè il nostro tempo non abbia margini di spreco, ma venga investito efficacemente.
Ecco qualche dritta: vale per un team di comunicazione come il nostro, ma vale anche per qualunque gruppo di lavoro.
1. Abbiamo bisogno di spazio, prima che di tempo. Ovvero: la nostra testa non è una discarica e neanche un archivio. Dobbiamo dotarci di strumenti (che siano tradizionali come l’agenda, o digitali come le applicazioni di to-do-list) che ci consentano di “scaricare”con facilità i diversi pensieri, idee, appunti che ci assalgono durante la giornata.
In un secondo momento torneremo sulle nostre liste per organizzarle e suddividerle in base alle priorità, ma almeno non saremo affannati dal pensiero di dimenticare qualcosa di importante.
2. Le priorità sono questione di scelte. Non sempre è possibile fare tutto. Inserire troppi impegni in una giornata, senza “pesare” il tempo che serve a ognuno di essi, spesso vuol dire fare tutto male. Gestire il proprio tempo vuol dire anche imparare a dire “no”: allungare i tempi degli appuntamenti significa dedicarsi con più attenzione ai nostri interlocutori o arrivare più preparati alla riunione con i colleghi; inserire dei “cuscinetti” tra un impegno e l’altro serve a gestire meglio gli imprevisti; ma soprattutto: non scegliere è già una scelta! Rimandare le decisioni importanti non farà altro che tenere dei task aperti non solo nel nostro tempo, ma anche nella nostra testa, sovraccaricandola con pensieri che non si tramutano in azioni. Addio ai cicli aperti!
3. Non tutto ciò che è urgente è anche importante. Applicare la differenza tra attività importanti e attività urgenti e riuscire a gestire le seconde senza togliere spazio e programmazione alle prime è una sfida per tutti coloro che vivono immersi nel flusso della comunicazione.
Telefonate, mail, messaggi sul telefono devono essere gestiti anche con momenti di “offline” quando ci dedichiamo ad attività che richiedono concentrazione. Oppure, se entrano a “gamba tesa” nelle nostre giornate, possono diventare note da inserire nello strumento che usiamo per scaricare la testa (vedi punto 1) e poi riprogrammate.
4. Infine: programmare vuol dire essere padroni del proprio tempo. Per una squadra che vuole davvero lavorare come tale, occorre condividere una pianificazione del tempo efficace. Questo serve a tutti i componenti del gruppo a rispettare il lavoro degli altri, a inserire il proprio lavoro nella catena di produzione senza bloccarla o rallentarla e soprattutto a riservarsi anche dei momenti liberi, trovando un equilibrio tra lavoro e vita personale.
Le nostre giornate sono molto più fitte adesso, ma anche molto più ragionate.
Se non ci credete, provate a dare un’occhiata alla schermata del calendario della nostra settimana 😉