Piccola parentesi storica. Non tutti sanno che la parola brief ha origini militari e significa: dare brevi istruzioni. Nel linguaggio pubblicitario, il termine brief o briefing, viene utilizzato per indicare il documento fondamentale che riassume tutte le caratteristiche e gli obiettivi di un nuovo progetto. Immaginiamo di dover pubblicizzare un nuovo prodotto: il brief è il documento che ci permetterà di stilare o di eseguire un piano di lavoro efficace e funzionale. Per chi come noi si occupa di comunicazione, non è difficile immaginare quanto sia importante. Se stiliamo un brief efficace per i nostri clienti riusciamo ad avere da loro le informazioni utili che ci servono. Se riceviamo un brief fatto bene, abbiamo tutti gli strumenti necessari per sviluppare un piano efficace che risponda alle esigenze del cliente. In questo documento sacro è quindi necessario inserire tutti gli elementi e le informazioni che determinano, condizionano, facilitano e permettono il raggiungimento degli obiettivi previsti.
“Un documento così dettagliato quanto deve essere lungo?”
Quando scriviamo un brief di comunicazione ciò che conta non è la lunghezza, ma la precisione delle informazioni individuate e selezionate. Più precisi saremo, più efficace sarà il brief. Il grande problema della nostra società è che abbiamo una risorsa molto scarsa: il tempo. È inutile quindi scrivere decine e decine di pagine per un documento che alla fine non leggerà nessuno. Il nostro obiettivo sarà quello di scrivere o ricevere un documento in cui le informazioni base siano leggibili in poco tempo e a cui si possono eventualmente aggiungere degli allegati in cui approfondire tutto quello che si ritiene utile.
Che lo si faccia da soli o con un team, in agenzia di comunicazione, teniamo presenti cinque caratteristiche essenziali che rendono un brief di comunicazione efficace. Il brief che funziona è:
Sappiamo cosa stai pensando leggendo fin qui. Abbiamo definito il concetto di brief e scoperto quali caratteristiche deve avere, quindi scendiamo più in profondità e analizziamo il tipo di informazioni che deve contenere.
La risposta più gettonata è: inserire tutte le informazioni potenzialmente utili. In questo caso il risultato finale è, il più delle volte, un brief di comunicazione troppo lungo, noioso e controproducente. Quello che dobbiamo fare è selezionare di volta in volta i dati e gli elementi funzionali alla realizzazione di uno specifico progetto di comunicazione, inserendoli in maniera coerente all’interno del brief. Nella To-do list delle cose segniamoci sempre di:
Ora che sappiamo cos’è un brief e a cosa serve, è arrivato il momento di dedicarci completamente alla stesura del nostro documento, il brief di comunicazione. Quale modello utilizzare? Esiste un modello da utilizzare per qualsiasi progetto? In anni di esperienza nel mondo della comunicazione abbiamo imparato che occorre personalizzare il documento in base alle esigenze e che due brief a confronto non sempre avranno la stessa struttura. Una volta individuate tutte le informazioni che possono essere inserite in un brief, starà poi a noi capire quali utilizzare e come organizzarle in un modello di riferimento. Solo così potremo raggiungere gli obiettivi fissati e rendere la comunicazione efficace.
Ecco alcuni suggerimenti sulle informazioni utili da inserire nel brief di comunicazione per gettare le basi del nostro documento e realizzare un quadro di partenza. Inseriremo:
Anche il prodotto o servizio merita il suo momento di gloria. Potrebbe infatti servire conoscere e approfondire i seguenti punti per avere una visione d'insieme:
Definiamo gli obiettivi e il target della nostra comunicazione: come farlo? Ecco alcuni suggerimenti da seguire:
And last but not least, ricordiamo sempre di identificare:
Siamo giunti alla fine di questo articolo e prima di dire arrivederci al prossimo post blog, chiudiamo con alcune riflessioni. Quando realizziamo un brief sintetizziamo, punto per punto, gli elementi essenziali di un progetto e le informazioni relative al cliente, al brand, al suo prodotto/servizio e agli obiettivi che vogliamo raggiungere. Avere un documento dettagliato ci consentirà di elaborare un piano di comunicazione con soluzioni creative o strategiche quanto più vicine alle esigenze del nostro cliente o dei nostri collaboratori, perché se è vero che chi ben comincia è a metà dell’opera, chi fa un buon brief è già a metà del lavoro da fare.
