Dentro e fuori l’evento: come organizzare la comunicazione?

Dentro e fuori l’evento: come organizzare la comunicazione?

Posted by Santina Giannone | 11 ottobre 2018 | Eventi

Accade spesso in agenzia che ci occupiamo di pianificare e organizzare la comunicazione relativa a un evento. Non sempre un “evento”, però, merita questo titolo e va oltre la semplice “manifestazione”. Qualche volta si, come accade a Taormina Gourmet.

Da quattro anni seguiamo la comunicazione della straordinaria kermesse che ha l’ambizione di portare nell’incanto di Taormina “tutto il buono del mondo”; l’evento (perché è davvero tale!), è giunto alla sesta edizione e accoglie in tre giornate dense una trentina di chef e altrettante degustazioni, un centinaio di giornalisti italiani e stranieri, oltre a tantissime aziende di vino, liquori, agroalimentari e produzioni varie.
Un paradiso per i gourmand, un delirio per qualunque squadra che debba seguirne la comunicazione e intercettarne i diversi pubblici.
Quest’anno saremo di nuovo dietro gli schermi e con i pollici sui display di tablet e cellulari, agguerritissime come sempre, per raccontare queste tre incredibili giornate in cui sapori, odori, storie di uomini e donne, di terra, di resistenza testarda e di acuta visione si intrecceranno.
Non possiamo di certo svelarvi troppe anticipazioni, né tutti i retroscena di questo streaming totalizzante, ma vorremmo condividere con voi la nostra personale lista della spesa: cosa non può mancare perché la comunicazione di un evento complesso funzioni?

Organization is the queen: la comunicazione non è solo la trasmissione di un messaggio, soprattutto per un evento. Chi vi affonda le mani, oggi, si prende carico di una parte operativa e organizzativa. Non serve solo trovare il modo migliore di trasmettere i messaggi, l’orario più caldo per mettere online un post, il tono di voce giusto e l’immagine migliore a rappresentare un contenuto: serve anzitutto la capacità di organizzare un piano strategico, che abbia un’evoluzione meditata e guidata nel tempo, di affidare ruoli e mansioni, di gestire la fase del reperimento e organizzazione delle informazioni e di tenere sotto controllo ogni fase quotidiana per un veloce check e aggiustare il tiro, se serve. In corsa.

Agility, of course: la migliore organizzazione è quella che riesce a mantenersi agile. La comunicazione di un evento deve sempre fare i conti con cambi di programma, imprevisti (e se lo chef perde l’aereo?), ribaltamenti di situazione. Un team ben affiatato riesce a attutire le sorprese, a cambiare rotta o a correggere il tiro, riservandosi di tornare poi su quanto accaduto in fase di analisi. Niente panico!

Prima, durante e dopo: quale fase è più importante nella comunicazione di un evento? Prima per attrarre i partecipanti, durante per massimizzare il risultato o…dopo? Ogni fase ha una sua rilevanza strategica, purchè sia gestita con diversità di tempi e di obiettivi. Gestire la comunicazione senza “segnare il passo”, alzando l’attenzione del team nei momenti di passaggio tra una fase e l’altra, può portare a risultati mediocri per l’allentarsi dell’adrenalina e l’automatizzarsi delle azioni. Creare dei momenti di sintesi e rendere esplicito il cambio della fase in cui ci si trova, mantiene il team “presente” e impegnato non solo sul versante operativo, ma anche su quello propositivo.
L’evento non termina, infatti, allo spegnersi dell’ultimo fornello (in questo caso): la fase successiva serve a fare immediatamente una sintesi, a valutare cosa è andato bene e cosa no, a ipotizzare degli aggiustamenti, ma, soprattutto, a dare forza alle relazioni nate durante. E a questo proposito…

Conoscersi vuol dire ri-conoscersi: un evento che coinvolge moltissimi stakeholder nella comunicazione non può essere affrontato con eccessiva “spontaneità”. Ingaggiare il pubblico, raccontare i protagonisti, accogliere i giornalisti vuol dire conoscerli prima di incontrarli. La fase di studio dei profili coinvolti prima dell’evento non è solo sintomo di professionalità, ma anche di reale interesse per ciò che si racconterà di e con loro. Creare interazione vuol dire avere argomenti per interagire. Ciò che distingue un’interazione da una relazione, tuttavia, è la dimensione della profondità, non solo il numero dei click.

Noi siamo già pronte, griglie organizzative da una parte e scarpette da ginnastica e tanta curiosità di incontrare i nuovi protagonisti dall’altra.
Se volete sapere come andrà, non aspettate che ve lo raccontiamo: raggiungeteci a Taormina dal 27 al 29 ottobre.
Per tutte le info e per scegliere il vostro appuntamento imperdibile, andate su www.taorminagourmet.it

Santina Giannone
About The Author

Santina Giannone

Santina Giannone, giornalista e dottore di ricerca in Scienze Cognitive, si è specializzata in Ufficio Stampa e Media Relation presso la Business School del Sole24Ore. Si occupa da anni di consulenza d’impresa con una particolare attenzione al settore del food&wine. Ha inoltre curato la creazione e gestione di eventi culturali e di alcuni progetti nazionali di responsabilità sociale d’impresa.

Related Blogs

taormina gourmet
Posted by santina-giannone | 05 novembre 2018
TaorminaGourmet2018 si è conclusa, un lavoro lungo più di un mese prima dell'evento che ci ha viste coinvolte 4 giorni sul campo. Un'esperienza unica nel suo genere che non vediamo…
Posted by santina-giannone | 08 maggio 2018
Tra le esperienze più divertenti e faticose allo stesso tempo per chi lavora con i social network, c'è il social media coverage live, ovvero la copertura in diretta di un…